Quy trình làm việc của bảo vệ công ty

Bảo vệ công ty phải làm những công việc gì để bảo đảm an ninh, an toàn cho khu vực họ làm việc. Họ có những trách nhiệm và quyền hạn gì, quy trình làm việc ra sao, mời các bạn theo dõi bài viết dưới đây.

Quy trình làm việc mà một nhân viên bảo vệ công ty cần tuân thủ và thực hiện

Quy trình làm việc của bảo vệ công ty

Bất cứ một công việc nào cũng đòi hỏi phải có quy trình làm việc, nghề bảo vệ cũng vậy, cũng phải tuân theo những quy định nhất định để có thể hoàn thành tốt công việc của mình. Những công việc mà bảo vệ phải làm đó là:

- Lập sổ theo dõi tài sản, hàng hóa, vật tư xuất nhập khẩu ra khỏi công ty: Thông thường, sổ theo dõi sẽ gồm các cột như sau: ngày tháng, người giữ tài sản, tên tài sản, quy cách, đơn vị, số lượng xuất/nhập và ghi chú.

Bảo vệ có nhiệm vụ ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập hàng hóa, vật tư ra khỏi công ty. Mọi tài sản khi xuất ra khỏi công ty đều phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý của Giám đốc hay Trưởng phòng hành chính nhân sự. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất phải ký tên vào cột ghi chú trong sổ theo dõi xuất nhập tài sản. Đặc biệt, nhân viên bảo vệ cần kiểm tra con dấu và chữ ký của người có đủ thẩm quyền ký xác nhận vào giấy tờ và hóa đơn xuất nhập.

Với sổ theo dõi này, bảo vệ cần lập báo cáo hàng tuần tình hình xuất nhập tài sản trong công ty và chuyển cho Tổ trưởng bảo vệ kiểm tra và báo cáo lại cho trưởng phòng hành chính nhân sự.

- Xử lý khi có khách đến liên hệ giao dịch: bảo vệ cần hỏi rõ lai lịch của khách hàng sau đó liên hệ với phòng ban hoặc người cần gặp. Nếu bộ phận văn phòng đó đồng ý gặp thì bảo vệ sẽ đề nghị khách đăng ký và xuất trình giấy tờ tùy thân trước khi vào công ty.

Nhân viên bảo vệ được trang bị đầy đủ đồng phục, thiết bị để hoàn thành tốt công việc được giao

- Giữ xe cho nhân viên và khách hàng vào đúng vị trí trong thời gian phục vụ: cụ thể bảo vệ sẽ làm nhiệm vụ hướng dẫn đưa xe vào đúng vị trí gửi xe, phát thẻ xe va thu thẻ xe khi nhân viên và khách rời công ty.

- Hỗ trợ nhận bưu phẩm, quà tặng, thư báo và chuyển cho bộ phận văn thư của công ty xử lý. Đồng thời, giúp đỡ các bộ phận cá nhân của công ty trong phạm vi thời gian cho phép.

- Ghi đầy đủ biên bản giao ca trong Sổ giao ca: trường hợp phân ca trực cho nhiều người tại cùng một địa điểm thì bảo vệ cần phải lập biên bản bàn giao ca. Trong biên bản phải thể hiện các nội dung sau: số lượng chìa khóa, ngày giờ giao ca, tên người giao – nhận ca, những công việc cần tiếp tục thực hiện, các nhiệm vụ do cấp trên giao, các sự cố phát sinh trong ca trước phải ghi đầy đủ nội dung vào sổ giao ca, các nội dung phải sửa chữa, bảo trì, ký tên vào biên bản giao ca.

- Lập sổ theo dõi các hoạt động của các nhân viên và khách ra vào công ty, bao gồm: ngày tháng, họ tên, bộ phận/cơ quan, giờ đến/giờ đi, nội dung công việc, ghi chú. Sổ này có nhiệm vụ theo dõi nhân viên đến muộn, về sớm, các nhân viên từ bộ phận khác sang liên hệ công tác, nhân viên đi công tác,…Cũng như theo dõi hoạt động đến/đi của khách hàng đến công ty. Mỗi trường hợp đều phải ghi lại rõ ràng.

Bảo vệ công ty cần thường xuyên kiểm tra, phát hiện những sai phạm để kịp thời ngăn chặn, bảo vệ tài sản và tính mạng con người

Lưu ý:

+ Trường hợp bảo vệ được phân công làm theo ca, hoặc đổi cho người khác thì cần phải chuyển giao đầy đủ các sổ ghi chép, chìa khóa cũng như phương tiện làm việc.

+ Người bàn giao ca trực cần giao lại chìa khóa chính, chùm chìa khóa các bộ phận, ghi rõ số khóa đã bàn giao trong sổ trực ban.

- Thứ 7 hàng tuần, bảo vệ sẽ photo sổ theo dõi và chuyển về cho trưởng phòng hành chính nhân sự.

- Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện những nhân viên xâm hại tài sản và nội quy của công ty. Nếu phát hiện sai phạm, cần báo cáo ngay cho Tổ trưởng bảo vệ, người này sẽ có trách nhiệm báo cáo cho trưởng phòng hành chính nhân sự xem xét và xử lý.

- Kiểm tra các thiết bị phòng cháy chữa cháy mỗi đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình chữa cháy còn sử dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản kiểm tra.

- Tuần tra các khu vực xung quanh công ty: trong quá trình tuần tra nếu phát hiện trường hợp vi phạm, phạm pháp, như trộm cắp, phá hoại, lừa đảo, gian lận, chiếm đoạt tài sản, gây rối, có hành vi gây mất trật tự công cộng trong công ty để giải quyết kịp thời.

- Là một nhân viên bảo vệ cần tuân thủ các nguyên tắc sau: Không tự ý bỏ vị trí gác, trực, không ngủ trong giờ làm việc, không hút thuốc, sử dụng ma túy, khống đánh bài bạc trong giờ làm, không uống rượu bia trong giờ làm việc, không làm ảnh hưởng đến nhân viên bộ phận khác đang làm việc.

- Đặc biệt, kiên quyết không cho nhân viên hay khách có mùi rượu bia, chất nổ vào công ty.

- Cuối cùng, thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.

Trên đây là quy trình làm việc mà một nhân viên bảo vệ công ty cần tuân thủ và thực hiện. Nếu chưa rõ về quy trình này, bạn hãy liên hệ với Bảo vệ Lê Gia để được hỗ trợ.

Mọi thông tin về dịch vụ bảo vệ, quý khách hàng vui lòng liên hệ với chúng tôi để giải đáp thắc mắc.